行政事务流程指南
发表时间:2017-10-05 23:59
文章附图




一、行政事务

1、物品申购

业务办理入口:【通用事务】-- [物品申购]

经办人咨询库存,填写 [物品申购] 审批单,写清品名、规格型号、用途、数量 → 部门负贵人审核→ 分管副总审核(申购金额>5000元以上)→ 总经理审批 → 采购科购买 → 仓库入库,物控通知申购人领货。

2、物品领用

业务办理入口:【通用事务】-- [物品领用]

物品领用人咨询物品库存,填写《物品领料单》,写明品名、规格型号、数量、用途→ 部门负责人批准 → 仓库保管员核准发货。

3、用车申请

业务办理入口:【业务综合】-- 【车辆管理】

用车人写明计划用车时间、事由、人员,提交[用车申请]

业务流程:

用车人提交[用车申请] → 部门负责人审核(县城用车) → 分管副总审核(县城外用车)→总经理批准 → 综合部派车 → 前岗保安人员出入登记里程记录 → 驾驶员登记行程费用 → 车辆管理人还车登记。

3.1车辆维修

业务办理入口:【业务综合】--【车辆管理】

车辆维修负责人提交[车辆维修申请单] → 综合事务科核实 → 综合部审核 → 行政副总经理审核(维修费用>1000元)→ 总经理审批。

车辆修理完成,车辆管理人提交[车辆维修登记表]。

车辆管理系统自动汇总各项车辆数据,提供车辆业务与车辆费用实时查询与数据分析。

4、用印审批

业务办理入口:【通用事务】--[用印申请]

用印人详细填写用印内容、用印各类(附件上传用印资料),提交[用印申请]审批单 → 部门负责人审核 → 分管副总审核 → 总经理审批 →董事长审批 → 转发印章管理人。

5、快递寄送申请

业务办理入口:【通用事务】--[快递寄送]

申请人详细写明寄件内容(需拍照上传附件)、收件信息、等信息,提交[快递寄送]审批单 → 部门负责人审核 → 分管副总审批 → 综合事务科办理寄件。

快递寄件办理人快递寄送登记。

6、会议审批

会议发起领导 → 会议召集人→ 会议申请 → 会议室管理员准备设备、安排布置会场、→ 会议召开 → 会议室管理员整理会场。

会议通知--会议签到—会议记录—会议任务指派。

 7、车辆维修申请

业务办理入口:

【业务综合】--【车辆管理】

车辆维修人提交 [车辆维修申请单] → 综合事务科核实 → 综合部审批 → 行政副总审批 → 总经理审批(1000元以上)→ 送修完成 → 维修经办人员填报[车辆维修登记]。

车辆维修申请及维修信息在【车辆管理】内完整记录,提供查询与分析。

8、工作联系函

申请人填写[工作联系函],写明明需其他部门协助事项→ 部门负责人同意 → 分管副总批准 → 转交协作部门负责人安排工作协作事项。

9、收交处理流程

业务办理入口:【业务综合】--【收文办理】

1)外部文书

综合部事务科扫描文书,制作PDF文档,单文件大小不超过1MB。填报[收文登记],提交[文书批阅] → 行政副总提出处理意见 → 总经理阅示。

根据总经理批示,提交[文书处理],自动进入文书办理流程。

文书处理办结后,填写[办结文书登记]。制作PDF文档上传附件。

2)内部行文

【业务综合】--【收文办理】

根据公司决议拟定文书,提交[公司内部行文]流程单,自动进入内部行文办理流程。

文书处理办结后,填写[内部发文登记]。制作PDF文档上传附件。




二、人力资源

1.补卡申请:

业务办理入口:【考勤管理】--[补卡申请]

or 【考勤打卡】--【申请】内快速进入。

部门负责人审批,部门负责人补卡由分管副总审批。

2.外出申请:

业务办理入口:

【考勤管理】-- [外出申请]

or【考勤打卡】--【申请】内快速进入。

部门负责人审批,部门负责人外出由分管副总审批。

3.出差申请:

业务办理入口:【考勤管理】-- [商旅出差] or 【考勤打卡】--【申请】内快速进入。

部门负责人审核,分管副总审批,总经理批准。

PS。多人一同出差,只须1人提交[商旅出差]申请,务必填写同行人,使同行人出差状态同步考勤。

4.请假(调休)申请:

业务办理入口:

【考勤管理】-- [请假申请][调休申请]

or【考勤打卡】--【申请】内快速进入。

员工三天(含〉以内的请假(调休)由部门负责人审核,三天以上的由分管副总审批;副科级(含)以上的请假(调休)三天(含)以内由部门负责人和分管副总审批,三天以上报至总经理审批。

5。离职审批:

业务办理入口:【人力资源】-- [离职审批]

一线生产员工离职由部门负责人审批,非一线生产员工由分管副总审批,副科级(含)以上人员离职上报至总经理审批。

6.转正审批:

业务办理入口:【人力资源】-- [转正申请]

普通员工由分管副总审批,副科级(含)以上人员转正报总经理审批。

7.入职审批:

业务办理入口:

【人力资源】-- [入职审批]

用人部门填报申请,审批通过后抄送人力资源部门。

普通员工由分管副总审批,副科级(含)以上人员招聘入职呈报总经理审批。




 三、后勤

1、后勤维修申请

业务办理入口:

【业务综合】--【后勤管理系统】

报修人提交[报修申请单] → 后勤科负责人审核→ 综合部后勤负责人审核(预算维修费用大于1000元) → 行政副总审批通过 → 抄送后勤维修人员。

后勤维修人员完成维修任务后,填报[后勤维修记录]。

2、公务接待业务(含用酒、住宿、餐饮)

审批原则:

内部接待(公司客房/食堂包厢用餐)由分管副总审批;

外部接待(外部酒店/外部餐饮)报送至总经理审批。

业务办理入口:

【业务综合】--【公务接待管理】--[公务接待申请]

申请单合并了所有因公接待所涉及的接待项目,

包含:用酒、内部客房住宿、外部酒店住宿、

内部包厢用餐、外部餐厅招待申请以及以上多个项目

的组合申请情况,均在[公务接待申请]一张单据内

申请提交。

业务流程:

接待科室负责人提交[公务接待申请] →接待需求部门负责人审核 → 接待部门分管副总审核 → 总经理审批 → 后勤科接待准备工作分工 → 外部接待员安排外部餐饮住宿—食堂管理员安排包厢用餐—客房管理员安排客房—酒类管理员领酒。

接待工作完成后,填报相关业务登记:

①外部接待员:提交[酒店住宿登记],[外部餐饮登记];

②食堂管理员:提交[内部餐饮登记];

③客房管理员:提交[客房住宿登记]。

实现公务接待备用酒库存、外部酒店住宿、外部餐饮消费、内部客房住宿、食堂包厢消费实时查询与统计分析。


注:业务综合平台内各系统针对各职能部门设计,员工根据权限完成相关业务,非业务关联员工无权限查看无关内容。


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